Zeitmanagement und Buchhaltung für Kreative [+ Video Tutorial]

Sooo, heute geht es an die letzte Folge der Podcast Summer School und wir beschäftigen uns mit einem, na ja, auf den ersten Blick eher trockenen Thema. Dem Zeitmanagement und der Buchhaltung.

Also Dinge, die man jetzt nicht gleich als Erstes auf dem Schirm hat, wenn man an Selbstständigkeit denkt.

Denn eigentlich wollen wir mit dieser ja MEHR Zeit und mehr Freiheit haben als Angestellte.

Das wird auch irgendwann so, wenn man den Schritt vom Selbstständigen zum Unternehmer wagt, aber anfangen tun wir nun mal alle als Selbstständige. Wir arbeiten alleine und meist operativ. Machen Fotos, zeichnen, nähen, was auch immer. Holst du dir Angestellte oder Freelancer mit ins Boot, die dir Arbeit abnehmen können, entwickelt sich das Ganze so langsam zum Unternehmen und du kannst dich auf deine eigentlichen Stärken konzentrieren und entkommst somit auch dem Hamsterrad.

Summer School 4: Buchhaltung & Projektplanung

Aber wie gesagt, anfangen muss man ja mal irgendwo und das tut man in den meisten Fällen als Kreativer erst einmal alleine.

Und genau das wird auch ein Grund dafür sein, dass so viele, die meiner Facebook Gruppe beitreten oder auf dem Rockstar Treffen dabei sind, immer wieder sagen, dass sie einfach zu wenig Zeit haben. Zu wenig für all ihre Ideen. Und wie soll man denn überhaupt die Familie und den Beruf unter einen Kopf bekommen?

Es scheint wirklich ein riesengroßes Problem zu sein. Aber ich mag kein Gejammer, denn am Ende sind wir immer für alles selbst verantwortlich oder zumindest dafür, wie wir auf bestimmte Situationen reagieren. Wenn etwas nicht klappt, kann ich mich hinsetzen und darüber jammern. Oder ich packe es an, erkenne das Problem und suche nach einer Lösung.

 

Dieses Problem „Zeit” kann man an verschiedenen Stellen packen.

Zuallererst einmal kann man sich ja eh fragen was ist denn Zeit eigentlich?

Fakt ist, dass nur wir bestimmen, wie viel Zeit wir für welches Projekt Raum geben.

Acht echt? Fühlt sich oft gar nicht so andern, oder? Kinder hier hinfahren, Handwerke da betreuen, zwischendurch nen Podcast aufnehmen und die Website bearbeiten.

Wir können hier allem die Schuld geben außer uns selbst. Dem Handwerker der ausgerechnet nur heute zur Mittagszeit kann oder dem Ballett der Kinder, von dem man eigentlich dachte, dass es heute ausfallen würde.

Es sind selbstgemachte Probleme: Dem Handwerker kann ich auch sagen, dass es heute nunmal einfach nicht geht. Dass Ballett doch stattfindet ist nicht deren Schuld, sondern meiner, weil ich es mal wieder verpeilt habe.

Wir fühlen uns von der Zeit überrollt. All dem organisieren und dabei atmen. Aber da ist nicht die knappe Zeit dran Schuld, sondern einzig und allein wir. Und eben auch, wie wir damit umgehen und reagieren. Ich kann motzig durch den Tag gehen oder nicht. Ich kann nach Lösungen suchen oder jammern.

Und das leidige Thema, am Ende wird es immer knapp:

Egal ob wir uns für etwas ein Zeitfenster von drei Stunden oder drei Wochen setzen. Am Ende wird es dann doch immer fertig und meist wird es auch bei den drei Wochen am Ende knapp.

Kennt jeder, oder? Bei drei Wochen schieben wir es dann halt vor uns her und arbeiten dann hier mal ein Stündchen und mal ein Stündchen dran.

Bei einem knappen Zeitfenster setzen wir uns ran und erledigen es konsequent sofort.

Das zeigt, wie wichtig es ist, sich ein Zeitfenster zu setzen, damit wir Dinge auch erledigen.

Ein Beispiel: Früher, vor meinen Kindern habe ich als Illustratorin den ganzen lieben langen Tag für meine Projekte Zeit gehabt. Eigentlich dachte ich schon damals dass ich ganz gut was weg schaffe.

Seitdem ich aber die Kinder und somit am Tag viiiiel weniger Zeit habe, merke ich, dass in der kurzen Zeit oft mehr schaffe als früher am ganzen Tag.

Warum? Weil ich konsequent an meinem Kram arbeite und nicht zwischendurch durch Pinterest scrolle, die Wäsche mache oder sonst was.

 

Ich habe ein festes Zeitlimit und das wird dann eben voll ausgeschöpft.

Vielleicht probierst du es einfach mal und blockst dir wirklich Zeit.

Ich arbeite für meine Planung ja sehr gerne ganz simpel mit dem Google Calendar und Meistertask. Aktuell schaue ich, ob ich eventuell zu Goodlance wechsel.

Mein Google Kalender jedenfalls ist super penibel geplant. Von 9 – 12 Uhr Projekt XY, dass an dem Tag wirklich gerockt werden muss. Von 12 – 13 Uhr, Skript für Podcast schreiben, 13-13.30 Uhr Facebook Gruppen Posts planen, usw. Ich arbeite mit Zeitblöcken.

Was ich bei Google so mag ist, dass ich hier eine ganz klare Übersicht habe und dieser rote Balken sich mit der Zeit bewegt und über die Projekte fährt. So kann ich sofort sehen, wir sehr ich im Zeitlimit bin oder ob ich nächstes Mal mehr Zeit dafür einplanen muss.

Es verhindert einfach, dass ich zwischendurch irgendwelchen Käse mache, der mich nicht weiterbringt. Und natürlich erlaubt es mir so, dass ICH die ZEIT kontrolliere und nicht sie mich.

 

Der nächste Punkt in Sachen die Zeit beim Schopfe packen ist, dass wir uns als Kreative sehr gerne mit Ideen verzetteln.

Wir wollen alles auf einmal machen. Sprich, wir rocken drei Projekte (und damit meine ich übrigens nicht drei verschiedene Illustrations-Kunden, sondern so etwas wie Auftrags-Projekt, eigenes Projekt Onlineshop und vielleicht noch eigenes Projekt Buch. Wir hüpfen hin und her und machen uns das Leben selbst schwer. Ich bin immer für ein Projekt nach dem anderen. So schwer uns das fallen mag. Aber wenn du z.B. drei Kundenaufträge parallel hast, dann mach am Montag was für Kunde A, Dienstag für Kunde B und Mittwochs für Kunde C. Arbeite einen vollen Tag an einem Projekt, damit du konzentriert bei der Sache bist.

Das passt auch schon zum Thema Projektplanung wo wie ja heute im Summer School Video-Tutorial dann a ch noch drauf eingehen werden.

Nächster Punkt zum Thema Zeit ist das prokrastinieren. Dazu habe ich ja schon einmal eine ganze Folge gemacht. Wir surfen auf Facebook, checken ständig die Emails und was weiß ich was.

In meinem drei Stunden Block schaue ich mir nichts an. Also, meistens. Definitiv keine Emails.

Neulich habe ich dann sogar den radikalen Schritt gemacht, dass ich den Facebook Messenger von meinem Smartphone gelöscht habe und auf meiner Facebook-Seite darauf hingewiesen habe, dass man mir bitte eine Email schreiben soll. Denn dort kann meine Assistentin Lisa dann schon einmal einiges von abarbeiten und es geht nicht unter. Beim Facebook-Chat kommt gleich eine automatische Antwort, dass ich nur Emails und keinen Chat beantworte.

Da ich Facebook rein beruflich nutze, habe ich ohnehin alle meine Freunde bei Whats App oder Google Hangouts. Zwei mir wichtige Menschen musste ich rüber schieben, weil ich hier den täglichen Kontakt nicht verlieren möchte. Das war’s.

Ich könnte da gerade tierisch zu ausholen, aber das führt zu weit, denn eigentlich geht es ja um das Thema Zeitplanung und Buchhaltung. Überleg dir immer genau womit und mit wem du eigentlich gerade so deine Zeit verbringst. Ist die Zeit wirklich sinnvoll verbraucht? Das heißt jetzt übrigens nicht, dass du nie wieder Netflix gucken sollst oder so. Aber so im Berufs-Alltag: Wie verbringst du da so deine Zeit?

Hier gehört auch definitiv auch dazu, dass man mal Nein zu etwas oder jemanden sagt. Ich werde des öfteren Mal gefragt, von Leuten die ich übrigens nicht wirklich kenne, ob wir uns nicht mal auf einen Kaffee treffen wollen, weil sie in der Nähe wohnen.

Ich freue mich darüber, aber so egoistisch es klingen mag, ich hab da keine Zeit für. Natürlich ist es toll, sich mit der Community zu treffen. Aber dafür gibt es das Rockstar Treffen. Ich habe zwei Kinder. Ich liebe es sie abends ins Bett zu bringen. Es muss einen wirklich guten Grund geben dafür, dass ich abends was anderes anstelle. Und Tagsüber? Arbeite ich!!!

Und selbst wenn ich mal Tagsüber joggen bin, dann habe ich mir bewusst Zeit genommen für meine Gesundheit und Psyche. Denn auch die ist mir wichtiger als ein Kaffeeklatsch mit jemanden den ich nicht kenne.

 

Das leitet auch ganz gut über zu Mama und berufstätig sein und mit Zeit umgehen.

Die drei ersten Jahre sind halt anstrengend. Je nach Baby mehr oder weniger. Natürlich kann man da parallel noch was rocken, wenn das Baby mitmacht. Aber dennoch sind sie kräftezehrend und nagen am Schlafmangel von dir selbst. Das Nervenkostüm ist einfach ab und an auch mal dünner.

Ich habe nie Elternzeit gehabt oder sonst was. Nicht weil ich nicht konnte, sondern weil ich nicht wollte. Weil ich arbeiten muss. Es ist kein ich möchte oder ich will arbeiten, ich muss arbeiten. Ich kann nicht anders. Ich liebe meiner Arbeit und sie ist absolut ein Teil von mir. Sonst gehe ich ein. Baby hin oder her. Aber erstens ist das Typ-Frage und zweitens habe auch ich nicht so Gas gegeben wie ich es dann getan habe, seitdem sie in Kindergarten und Schule sind.

Wir sind alle ungeduldig. Aber wenn wir ein Baby haben wollen, dann sollten wir uns auch die Zeit für sie nehmen.

 

So oder so, Zeitplanung ist super wichtig.

Dinge zusammenfassen, Termine setzen und sie in den Kalender eintragen, Arbeitsblöcke im Google Kalender. Auch mal vorarbeiten. Die Podcast Summer School entstand z.B. aus der Idee heraus, dass ich in den Sommerferien der Kids wirklich den Kopf frei haben wollte. Das hieß insbesondere: Alle Podcast Folgen sind fertig. So einen Vorlauf über fast zwei Monate habe ich noch nie gehabt. Das beruhigt natürlich ungemein.

Und hier schließt sich wieder der Kreis zu wer kontrolliert eigentlich wen? Die Zeit dich oder du die Zeit?

Schaffe dir auch bewusst Zeit indem du Arbeit abgibst oder auch Einkommensströme suchst, bei denen du nicht Geld für Zeit bekommst. Denn der Tag hat nur 24 Stunden und du kannst nur eine bestimme Anzahl an Stunden für Kunden im Einzelauftrag arbeiten.

Und in Sachen Projektplanung: Sowohl für Kunden, als auch bei der Zusammenarbeit mit Freelancern oder Angestellten nutze ich aktuell Meistertask und schaue mir gerade parallel noch Goodlance an, weil es mir gerade für Kreative im Kundenauftrag sehr schlau erscheint. Quasi ein Alleskönner.

Beide sind auch im heutigen Summer School Video mit dabei.

Hier legst du bei beiden Projekte fest. Darin gibt es wieder einzelne Aufgaben. Alles kannst du mit einem Team oder Kunden teilen. Und vor allem direkt in dem Programm das Feedback holen oder mit Mitarbeitern kommunizieren.

Oft gehen nämlich in diesem ganzen Email-Wahnsinn mal wichtige Infos verloren. Hier hat man gleich alles da wo es hingehört. Das macht die Arbeit mit anderen, aber auch für einen alleine viel einfacher. Und bei mehr Ordnung spart man sich übrigens was? Genau. Zeit.

Was auch immer gut ist, ist das Zeit tracken. Viele wissen gerade zu Beginn noch nicht wie lang sie für bestimmte Tätigkeiten brauchen. Dementsprechend ist es auch schwer Angebote basierend auf Stundensätzen zu schreiben oder Blöcke im Google Kalender zu blocken.

Und all das was ich hier sage, funktioniert übrigens immer nur dann, wenn du konsequent bist. Termine eintragen ist ein guter Anfang. Wenn du aber diese Terminblöcke beginnst zu ignorieren, weil du dich heute nicht so fühlst, dann fängt das Chaos wieder an. Du musst deine Arbeit schon machen.

Und da sind wir wieder am Anfang, dass wir doch eigentlich mehr Freiheiten und mehr Zeit haben wollen.

Ja, das kommt auch.

Aber nur wenn du breit bist am Anfang die dafür nötige Arbeit und Zeit reinzustecken. Keine wird Unternehmer im Schlaf.

Da ist eine kleine Hamsterrad Phase mit Ups and Downs quasi die Voraussetzung für. Und auch der Grund, warum so viele zu früh aufgeben.

Die zweite Komponente ist heute die Buchhaltung und ich kann gar nicht genug betonen wie wichtig die ist. Denn wenn du etwas kennen musst, dann sind das deine Zahlen.

 

Ein- und Ausgänge sollte man immer im Blick haben.

Du musst eine Beziehung zum Geld aufbauen. Es mögen. Wissen wohin es geht und woher es kommt und es mit offenen Armen empfangen.

Und du solltest immer wissen wie nah du eigentlich so deinem Jahresumsatzziel bist.

Und übrigens auch dann, wenn du einen Steuerberater hast. Er mag vielleicht die Steuer machen, aber du solltest wissen, warum du so viel oder wenig Steuern zahlst.

Buchhaltung ist ein Zeitfresser, aber ich muss sagen, ich habe sehr gerne einen Überblick. Denn wenn ich die Zahlen nicht kenne, habe ich keine wirkliche Ahnung wo ich stehe auf dem Weg zum Ziel. Das sich ja auch entsprechend immer wieder ändern kann.

Hat man da so eine Zahl vor Augen die am Ende des Jahres dastehen soll, sucht man nach Möglichkeiten, damit dem so auch sein wird. Wenn ich also nicht weiß, wie entweder die Zahl aussehen soll oder wo ich stehe, fällt das weg. Und damit fällt dann auch dein unternehmerisches Ziel weg. Denn das ist an dem Einkommen gekoppelt. Das Einkommen, dieses Jahresumsatzziel ist ein Indikator dafür, wie gut du mit deinem Unternehmen weiterkommst und den gewünschten Lifestyle näher kommst.

Viele haben auch regelrecht Angst wenn sie das Wort Buchhaltung hören. Verschiedene Rechnungskreisel, Konten, Umsatzsteuervorauszahlungen. Es ist wirklich alles halb so kompliziert wie es aussieht. Es macht mir regelrecht Spaß. Denn ja, das ist Geld das sich da bewegt. Energie die von A nach B fließt. Mehr nicht.

 

Es gibt so viele tolle Programme da draußen die man sich als Unterstützung holen kann und die die Arbeit quasi von selbst machen.

Debitoor ist eins davon. Angebote schreibe, in Rechnungen umwandeln, Kunden verwalten, automatischer Kontenabgleich, Erkennung von eingescannten oder hochgeladenen Rechnungen, schlägt vor was für eine Art von Ausgabe es ist, Umsatzsteuervoranmeldung, Bilanzierungsberichte und Gewinn- und Verlust Berechnungen. Alles automatisch. Ein Träumchen.

Vieles davon kann auch Goodlance (der Onlinebanking-Abgleich wird dort aktuell integriert), hat aber noch einige, für Selbstständige praktische Tools on top, wie z.B. dass ich hier neben den üblichen Buchhaltungsdingen auch eine mega Übersicht für die Kundenakquise haben. Ich zeig dir das in dem kleinen Video Einblick weiter oben.

So oder so ist eine vernünftige Projektplanung Gold wert. Denn ja, vielleicht arbeitest du ganz zu Beginn nur an einem oder zwei kleinen Projekten. Aber genauso können es sehr schnell viele mehr werden. Oder du arbeitest eben wirklich mit einem Team zusammen. Stell dir vor, du würdest hier nur per Email kommunizieren. Es würde so viel untergehen.

Klar kann man auch Emails strukturieren und sollte man, aber es ist nie so übersichtlich wie ein Projektmanagement Tool, bei dem du genau siehst wann woran von wem und wie lange gearbeitet wurde.

Da haben wir auch wieder den Kreis der sich zum Thema Zeit schließt. Denn durch vernünftige Planung hast du auch wieder mehr Zeit für alles.

Selbst wenn es manchmal zu Beginn einmal ein kleiner Aufwand ist alles so aufzusetzen, dass es gut funktioniert, es zahlt sich immer aus.

Und wenn du Lust auf mehr Tutorials, Minikurse, Live Q&As und ganz viel Community hast, dann schau doch mal auf kreativerockstars.de vorbei. Denn die Warteliste für meine Membership Seite ist schon da und nächsten Monat, im September, geht es dann auch schon los.

In diesem Sinne, ich freu mich auf dich.

Mach’s gut.

Links

Debitoor (Werbelink)

Meistertask

Goodlance – Erhalte einen Monat die Premium Variante über diesen Link

Kontist – 40€ geschenkt bekommen über diesen Werbelink

Warteliste für Creative Business Party – Für noch mehr Tutorials und eine Community auf die du dich verlassen kannst

Podcast Folge: Prokrastinieren

Werde Teil unserer Facebook Gruppe

Headerbild by Plush Design Studio on Unsplash