Mehr Zeit sparen durch Automatisierung

Mehr Zeit in der Selbstständigkeit durch Automatisierung

Letzte Woche ging es um Content Marketing, heute zeige ich euch einige Tools, die ihr zur Automatisierung von Prozessen nutzen könnt, um Zeit zu sparen.

Johanna als Speaker auf der EPX19 zum Thema Automatisierung

Ende Mai waren wir ja in Berlin. Warum? Weil unter anderem elopage uns gerufen hat. Denn die EPX Konferenz war am Start. Und Mensch, was war das Klasse. Am Sonntag danach aber hatten sie noch ihren coolen Workathon, wo all die Macher zusammen kamen. Umsetzen vor Ort und sich parallel Vorträge anhören, zu Themen die sie aktuell begleiten.

Mein Thema war „Automatisierung”. Die größte Herausforderung war hier den Spagat zu finden zwischen kompletter Überforderung der Teilnehmer und „Kenn ich schon alles”. Denn Automatisierung ist so ein unglaublich großes Feld und das Publikum eben auf unterschiedlichen Level. Wenn ich da vorne stehe, dann will ich aber natürlich jedem etwas mitgeben können. Deshalb haben wir richtig viele Tools vorgestellt. Denn ich selbst würde, wenn ich in so einen Technik-Vortrag reingehe, mit einer ganzen Liste an Links rausgehen wollen, damit ich zuhause gleich mal alles aufsetzen kann. Ähnlich werden wir das hier heute auch wieder machen. Denn zumindest drei der Tools, stelle ich dir hier unten auch in Videoform vor.

Was ist Automatisierung?

So, aber was ist denn Automatisierung überhaupt?

Ich hatte vor dem EPX Vortrag mal in die Community Runde in unserer Insta Story gefragt was genau sie dazu interessiert und kaum Antworten bekommen. Was darauf hinweist, dass ihr vielleicht gar nicht so recht wisst, was Automatisierung eigentlich bedeutet oder aber, was mir manch eine dann auf der EPX hat wissen lassen, ihr seid oder besser, ihr glaubt, ihr seid noch nicht so weit, dass ihr etwas zu automatisieren habt.

Ich hoffe, nach der heutigen Folge merkt ihr, dass man immer automatisieren kann und das gar nicht super kompliziert sein muss. Denn dabei kann es sich ebenso um Prozesse handeln, die ihr anlegt, damit bestimmte Abläufe um einiges schneller gehen als ohne. Und weißt du was, wenn es nicht im Business ist, dann gibt es vielleicht Prozesse im Privatbereich, die gefunden werden müssen, damit du dir dort Zeit zurückgewinnst, um endlich auch mit deinem Business loslegen zu können. Da kommen wir am Ende der Folge auch noch drauf.

Prozesse automatisieren, die Zeit kosten

So, was bedeutet eigentlich Automatisierung? Man könnte es so zusammenfassen, dass wir sich wiederholende Arbeitsprozesse einmal aufsetzen und sie dann automatisch diese aufgesetzte Aufgabe immer wieder und wieder ausführen. Ohne weiteres Zutun einer „echten” Person.

Vielleicht kennst du das ja, du sitzt an einer Aufgabe und denkst dir so „Wow. Womit verbringe ich eigentlich gerade meine wertvolle Zeit? Ernsthaft mit Pinterest Pins posten?” Also, ich weiß nicht wie es dir geht, aber ich habe keine Zeit über den Tag verteilt in regelmäßigen Abständen von Hand meine Pin Boards zu bestücken. Das mache ich (oder Anika oder ein VA) lieber einmal zackig in einer Stunde und darf Tailwind das wunderbar über den Tag verteilen und feststellen, welche Pins am besten funktionieren, diese optimieren, usw. Was wären wir ohne dieses Tool?

Wenn du dir die Frage noch nicht stellst „Wow. Womit verbringe ich eigentlich gerade meine wertvolle Zeit?”… vielleicht wirst du es dann nach dieser Folge tun. Beobachte dich mal selbst so im Alltag. Wie oft tust du etwas fürs Business (und eben vielleicht auch im Privatleben), dass du eigentlich gar nicht selbst tun müsstest?

Arbeit abgeben: Welche Aufgaben musst du nicht selbst übernehmen?

Wir sind nicht in allem gleich gut. Haben alle nur 24 Stunden am Tag und haben definitiv alle unsere Zone of Genius in der wir viel mehr agieren sollten, statt andere Bereiche halbherzig abzudecken. Ich weiß noch, wie ich das selbst, damals als Illustratorin, immer wieder gehört habe. Ich dachte mir immer „Wie oder was soll ich denn als Illustratorin” abgeben? Und da lief die Selbständigkeit jahrelang und wunderbarst.

Bis du dich mal selbst beobachtest (oder ich mich) und all diese kleinen, sich wiederholenden Dinge, bemerkst. Angefangen von der Buchhaltung, bis hin zu Aufgaben wie kolorieren. Buchhaltung konnte ich zum Teil automatisieren, dazu zeige ich dir heute im passenden Summer School Video ein super praktisches Programm namens Getmyinvoices.

Das andere, das kolorieren… bei anderen das Fotos editieren, Webite Designs mit Texten und Fotos bestücken… stellen wir uns doch mal die Frage: MUSST du es selber machen? Nö. Die Fotos sind gemacht. Die Website designed. Die Zeichnungen gezeichnet. Aber, es  lässt sich natürlich schlecht automatisieren. Aber, du kannst es definitiv an jemanden abgeben, den oder die du vorher kurz einweist.

Heute als Mentorin/ Online Business ist es so, dass ich versuche, alles was nur geht zu automatisieren oder zu outsourcen. Immer. Ohne Prozesse geht hier nichts.

Was kann ich in meinem Business automatisieren?

Aber was ist den wirklich voll automatisiert? Darum geht es doch hier, nech? Hier kommen mal einige Beispiele, was wir automatisiert haben.

Wir haben automatisiert, dass der Podcast automatisch im Video Format auf Youtube erscheint. Das elopage, unser Kurssystem und Zahlungsdienstleister mit unserem CRM System Ontraport kommuniziert, dass wir Benachrichtigungen auf Slack bekommen, wenn Typeform-Ergebnisse eingehen, das ManyChat unseren Facebook Chat bei bestimmten Aktionen übernimmt, dass Ontraport automatisch E-Mails verschickt, mit denen wir Produkte verkaufen können. Letzteres ist natürlich das Sahnehäubchen von allem und die Automatisierung, die eben nicht nur vorrangig Zeit spart, sondern gleichzeitig auch aktiv Geld einspielen kann.

Eigentlich musst du dir ab sofort bei jeder Aufgabe, die du angehst, also folgende Frage stellen: Brauche ich das? Wenn ja, kann ich es automatisieren? Wenn nein, kann ich es outsourcen?

Versprochen? Und dann leg dir eine List mit all den Dingen an, die du nicht selber machen MUSST oder SOLLTEST (weil andere es schneller oder besser können als du).

Prozesse aufzusetzen oder zu automatisieren kostet Zeit

Natürlich bedeutet automatisieren, genauso wie Mitarbeiter einarbeiten, dass du Zeit investieren musst. Und bei beiden auch Geld. Aber investieren wir nicht gerne ein bisschen Geld, damit wir am Ende mehr Mehrwert für alle schaffen können? Mehr Geld verdienen können? Mehr bewegen können?

Deshalb ist dieser Satz „Ich kann mir nicht noch ein Tool leisten“ so falsch. Die Antwort darauf ist immer „Ja! Genau aus diesem Grund, weil du darin noch nicht investiert hast. Deswegen hast du keine Zeit Geld zu verdienen.“

Du glaubst gar nicht wie (zumindest gefühlt) lange ich mich damit auseinandergesetzt habe. Ich habe genau da gesteckt. Ich wusste, um zu wachsen, muss ich Geld in die Hand nehmen. Geld, das aber nicht offensichtlich sofort wieder Geld einspielt. Aber eben langfristig, weil ich mir dadurch unglaublich viel Zeit frei schaufel.

Beginne kleine Dinge zu automatisieren

Fange mit etwas kleinem an. Der Schlüssel um diesem Teufelskreis zu entkommen ist, dass du es einmal fühlst. Dass du einmal verstehst, was es bedeutet, wenn du Zeit zurückbekommst, dass etwas oder jemand anderes deine Aufgaben erledigt. Und zwar so, dass niemand einen Unterschied bemerkt. Wenn du das einmal gefühlt hast, wirst du wieder und wieder bereit sein zu investieren.

So bin ich da herausgekommen. An irgendeinem Punkt musst du diesen Schritt nun mal gehen. Sonst wirst du stagnieren.

Wie viel Zeit muss ich bei der Automatisierung mit einem Tool investieren?

Nun, je nachdem was es ist, musst du es natürlich erst einmal aufsetzen. Wenn es nur kleine Abläufe sind, die automatisiert werden, dann ist das binnen Minuten gemacht und spart dafür Stunden ein. Ich sage nur Podcast als Video File zu YouTube hochladen. Allein das File erstellen mit bewegter, visueller Audiospur, wäre jedes Mal schon voll der Act. Bei einem Sales Funnel über z.B. Ontraport dauert es natürlich etwas länger, weil E-Mails geschrieben und auch erst einmal eine Strategie ausgetüftelt werden muss, damit es nicht platt ist, sondern gleichzeitig Mehrwert bietet. Slebst, wenn am Ende nicht gekauft wird.

Das heißt, ja, es kostet erst einmal sowohl Geld als auch Zeit. Aber einmal aufgesetzt spart es hochgerechnet unglaublich viel Zeit und kann sogar Gewinn einfahren. Egal ob mit einem Sales Funnel oder nicht. Denn selbst ausschließlich mit gewonnener Zeit, hast du wieder Spielraum, um dich um deine Kunden zu kümmern.

Prozesse erstellen, um im Business Zeit zu sparen

Noch zwei Dinge zum Thema Prozesse und Privat outsourcen.

Für unsere Prozesse nutzen wir einmal monday.com als Projektmanagement Tool. Das haben wir ja bereits letzte Woche hier bei der Social Media Content Planung gezeigt. Als Zweites nutzen wir Process Street (Werbelink). Mit dem Tool kannst du mördermäßige Templates und Checklisten erstellen. Wenn wir also an einem Projekt arbeiten… oder auch dieser wöchentliche Podcast hier… dann müssen wir nur in diesen Prozess rein und können ihn abarbeiten.

Es ist sinnvoll sich solche Prozesse so früh wie möglich anzulegen. Denn wenn du mal Mitarbeiter einstellen oder mit Virtuellen Assistenten zusammen arbeiten solltest, wird es dir den Prozess des einarbeiten unglaublich vereinfachen und wieder Zeit sparen. Sie können sich einfach deine Prozesse ansehen und danach handeln.

Es bietet sich auch an, dass du etwas, dass wirklich erst einmal nur du machen kannst, gleich mit filmst, um es dann später in einen Prozess einzubauen. Ich habe mir z.B. eine kleine Datenbank mit Videos erstellt. Auf diese Weise musst du theoretisch alles nur einmal machen. Denn mit dem Video zeigst du Schritt für Schritt, wie du es umsetzt. Es muss nur noch nachgemacht werden. So kannst du auch ein wenig der Sorge entkommen, dass andere die Aufgabe ja nicht so abgöttisch perfekt lösen können wie du. Denn, sie sind ja nicht du! Mit Video von dir können sie dem aber sehr nah ran kommen.

Automatisierung im privaten Alltag 

Der letzte, vorhin schon angesprochene Bereich, ist der Private. Ich meine, jeder hat Kalender, To Do Listen und zu wenig Zeit für die Familie, Freunde oder eben das Business. Oder? Erzähl mir nicht, dass du in Zeit schwimmst. Hehe.

Was kannst du im privaten Bereich automatisieren?

Wäsche trocknen

Das fängt beim Trockner an. Ohne Quatsch mal! Wir machen heute das Rundum-sorglos-Paket vom Business bis zum Privatleben. Weißt du, wie viel Zeit mir dieser Trockner erspart? Ich bügel quasi gar nicht mehr. Dazu ist alles auch noch kuschelig weich, wie es kein Weichspüler hinbekommen würde. In der Zeit, die ich mir da mit bügeln spare, kann ich mich den Kids auf den Spielplatz gehen.

Haus / Wohnung putzen

Das nächste: putzen! Ich bin gut im Aufräumen. Aber putzen! Sorry. Ist einfach nicht meins. Da geht so viel Zeit drauf! Und wenn das Haus an einem  Ende sauber ist, fängt es am andren schon wieder an staubig zu werden. Ich soll vier Stunden am Wochenende mit putzen verbringen? Da mach ich lieber einen Ausflug mit der Familie und hole mir eine Reinigungskraft, die das besser und schneller macht als ich. 

Lebensmitteleinkauf liefern lassen

Noch eins, weil mich echt immer wieder mal Follower fragen, wie ich denn Kinder, Ehemann, Alltag und Business unter einen Hut bekomme:

Wochenendeinkauf?! Mein Feind schlechthin. Lauter gestresste, schlecht gelaunte Menschen in einer Halle mit Lebensmitteln und das schon morgens um 10. Nä! Ich bestelle schön online und dann kommt der Supermarkt zu mir. Ist dir mal aufgefallen, wie oft du die Lebensmittel hin und her bewegst und was da an Zeit drauf geht?

Vom Regal in den Wagen. Vom Wagen aufs Kassenband. Vom Kassenband zurück in den Wagen. Vom Wagen ins Auto. Zuhause vom Auto ins Haus. Aus den Tüten auf den Küchentisch und von dort aus in den Kühlschrank. Zwei Stunden gehen da locker drauf. Und! Ich bezahle online sogar viel weniger. Weil man nicht noch zu irgendwelchem anderen Quatsch greift, wie wenn man so durch den Laden läuft. Hätte ich vorher nicht gedacht, was das ausmacht.

Warum also nicht all diese Möglichkeiten annehmen? Optimieren? Anpassen? An dein eigenes Business? An dein Leben?  Wir haben alle nicht genug Zeit für all unsere Ideen und Pläne. 

Kostenlose 3-teilige Videoserie für Durchstarter

Und übrigens, wir starten am 20. September eine 3-teilige, kostenlose Videoserie für alle, die gerade überlegen sich selbständig zu machen, aber noch nicht so recht wissen, ob und wie und überhaupt. Eigentlich würdest du deine Idee gerne umsetzen? Dann musst du nur das Wörtchen eigentlich streichen. Und genau dabei soll dir die Videoserie helfen.

Auf creativebusinessparty.de/durchstarten findest du alle Infos dazu.

 

Mach’s gut.

 

Links

Alle Links aus der Folge:

Die mit einem Stern * markierten Links, sind Werbelinks.

Getmyinvoices

Zapier

Repurpose.io

ManyChat

Ontraport *

Smarterqueue *

Calendly

Tailwind *

Process.st *

monday.com

Summer School Beitrag

Summer School: Content Marketing 

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